Laura Zimmer  | 02.07.2024
Mitarbeitende einstellen SV-Meldungen

Das SV-Meldeportal: Mal eben schnell ne Meldung rüberschicken

Wenn du keine professionelle Entgeltabrechnungssoftware hast, kannst du das SV-Meldeportal nutzen, um Sozialversicherungsmeldungen auszufüllen und abzuschicken. Wir erklären, wie du dich dafür registrierst.

Sagt dir das SV-Meldeportal was?

Wenn ja: Dann hast du es bestimmt schon mal verwendet, um Sozialversicherungsmeldungen zu übertragen.

Wenn nein: Denk nicht groß drüber nach und lies einfach weiter. 🙂

Am Anfang nutzen viele Unternehmen noch kein professionelles Entgeltabrechnungssystem – vor allem kleinere oder sehr neue Unternehmen. Auch dann nicht, wenn sie das erste Mal Leute einstellen. Wozu auch, wenn die Aushilfe vielleicht nur ein paar Monate bei dir jobbt?

Meldeverfahren: Beiträge & Co. an die Kasse melden

Ganz egal, wie lange du jemanden im Team hast, stellen sich hartnäckig immer wieder diese Fragen: Sind deine Angestellten sozialversicherungspflichtig? Welche Beiträge musst du für sie zahlen? Und überhaupt: an wen?

Deine Antworten meldest du der Kasse. Dafür gibt es die sogenannten „Meldeverfahren“. Bitte, was? Das heißt einfach: Du übermittelst Daten und Beträge online und in einer bestimmten Form an die Krankenkasse. Hier erzählen wir dir mehr darüber.

Das SV-Meldeportal ist für kleinere Unternehmen gedacht

Normalerweise schickt man die Meldungen mit einem professionellen Entgeltabrechnungsprogramm. Wenn du das aber noch nicht hast, gibt es eine Anwendung, die dir mit den Meldungen hilft: das SV-Meldeportal. Du nutzt es einfach online in deinem Browser.

Das ist wichtig zu wissen: Das SV-Meldeportal kann keine Beiträge für dich ausrechnen. Aber du kannst damit ganz einfach Meldungen verschicken – und das ist ja auch schon mal was.

Erster Schritt: im Portal registrieren

Du ahnst es bestimmt schon: Deine Registrierung läuft nicht mal eben so nebenbei. Für das Portal gelten extrem strenge Sicherheitsstandards. Denn: Du verschickst hierüber jede Menge sensible Daten, z. B. persönliche Daten von deinem Team. Um dich zu registrieren, brauchst du deshalb ein ganz offizielles ELSTER-Organisationszertifikat. Denn nur du und dein Startup sollt deinen Account beim SV-Meldeportal nutzen. Und niemand sonst.

Wichtig: Für jeden einzelnen Login zum SV-Meldeportal brauchst du ein ELSTER-Organisationszertifikat. Im Klartext heißt das: Jede Person, die für dich im SV-Meldeportal unterwegs sein soll, braucht ein eigenes Zertifikat für jeden Login.

Was ist ein ELSTER-Organisationszertifikat?

Ein Elster-Organisationszertifikat ist eine Datei mit der Endung .pfx. Darin stehen die Daten deines Unternehmens und eine Benutzerkonto-ID. So kann das Zertifikat einer bestimmten Person zugeordnet werden. Es ist übrigens kostenfrei, und du kannst es runterladen, sobald du dich dafür registriert hast. Wie das geht, wird dir hier erklärt: elster.de.

Die Registrierungsschritte – eine Anleitung

Du hast noch kein ELSTER-Organisationszertifikat? Kein Ding, das kannst du für dich und dein Unternehmen beantragen, und zwar auf der Seite Mein Unternehmenskonto. Das Zertifikat ist kostenlos. Du kannst es auch für weitere Personen aus deinem Unternehmen beantragen.

Und so geht’s:

  1. Du hast noch kein ELSTER-Organisationszertifikat? Dann hol es dir über Mein Unternehmenskonto.
  2. Sobald du das Zertifikat hast, öffnest du die Seite SV-Meldeportal und startest die Anwendung.
  3. Jetzt noch kurz durch die erste Sicherheitskontrolle: Du authentifizierst dich mit deinem ELSTER-Organisationszertifikat.
  4. Du trägst deine Betriebsnummer und deine Unternehmensdaten in die Felder ein.
  5. Jetzt brauchst du ein wenig Geduld: Du bekommst nämlich ein – Achtung – Vertretungsberechtigungsschreiben per Post an deine hinterlegte Geschäftsadresse. Das ist umständlich, aber nötig, damit nur du dieses Schreiben erhältst (und nicht irgendwer, der deine Betriebsnummer kennt).
  6. In dem Schreiben findest du einen Freischaltcode, den du für den Abschluss der Registrierung einträgst.
  7. You are ready to go! Du kannst das SV-Meldeportal jetzt nutzen.

Wichtig: Du brauchst dein ELSTER-Organisationszertifikat für jeden einzelnen Login. Am besten speicherst du es gut ab, damit du es für den nächsten Login wiederfindest.

Wer braucht kein ELSTER-Zertifikat?

Das geht an alle, die selbstständig arbeiten, ihren Firmensitz im Ausland haben oder das SV-Meldeportal einfach nur für den Antrag und Abruf von A1-Bescheinigungen nutzen möchten: Seit Januar 2024 könnt ihr euch über das BundID-Konto registrieren.

Gib mir mehr davon!

Du liebst Anleitungen? Weitere Arbeitshilfen, Erklärvideos und FAQ findest du im Meldeportal unter den Punkten Anleitungen und Fragen & Antworten.

Kostet das SV-Meldeportal was?

Ja, aber nur ganz wenig. Und dabei zahlen größere Unternehmen mehr als kleine: Wie viel ihr zahlt, hängt nämlich davon ab, ob ihr mehrere Betriebsnummern habt oder nur eine.

Du hast also die Wahl zwischen zwei Varianten – je nachdem für wie viele Betriebsnummern du Daten übermitteln möchtest (und lass dich bitte nicht von den Namen abschrecken):

Single-Mandanten-Variante

Multi-Mandanten-Variante

Schnell sein lohnt sich

Wenn du dich bis zum 30. September 2024 registrierst, bekommst du die volle Packung: Du zahlst bis 31. Dezember 2024 gar nicht, bekommst aber die Multi-Mandanten-Variante.

Erst im Herbst 2024 musst du dich dann entscheiden, welche Variante du ab 2025 brauchst: weiterhin die Multi-Variante oder die Single-Variante? So oder so zahlst du erst ab 1. Januar 2025.

Zu spät, verpasst: Wer sich erst ab 1. Oktober 2024 registriert, kriegt keine Gratis-Monate mehr, sondern zahlt sofort.

Online-Datenspeicher

Mit dem SV-Meldeportal kannst du nicht nur Meldungen schicken und bearbeiten, sondern auch solche Daten zentral speichern:

Dafür musst du dich aber aktiv entscheiden. D. h., direkt bei der Registrierung wählst du aus, ob du den Speicher nutzen willst. Du brauchst die Speicherfunktion nicht mehr? Dann kannst du sie jederzeit über die Firmenverwaltung abwählen. Die Speicherzeit ist übrigens begrenzt: Die Daten kannst du max. 5 Jahre abrufen.

Nochmal, bitte: Und meine Daten sind wirklich sicher?

Ja! Gerade weil es um sensible Daten geht, gelten für den Datenaustausch über das SV-Meldeportal extrem hohe Sicherheitsanforderungen. Die Daten werden nach höchstem Sicherheitsstandard verschlüsselt gespeichert und können nur von berechtigten Personen abgerufen werden.

Die Daten landen in zwei Rechenzentren der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenkassen). Übrigens: Die ITSG ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Ich scheue keine Herausforderung – habt ihr nicht was Umfangreicheres?

Und zu guter Letzt: Ein kleiner Infotext zum Aufklappen. Für alle, denen sv.net noch was sagt.

Du kennst noch den Vorgänger vom SV-Meldeportal? Hier findest du Infos zur alten Anwendung.

Vor dem SV-Meldeportal gab es eine andere Anwendung für die Abgabe von Meldungen: „sv.net“. Sie wurde schon seit Oktober 2023 allmählich durch das SV-Meldeportal ersetzt und zum 1. Juli 2024 abgeschaltet. Der Grund für das neue Portal: Es gibt neue gesetzliche Regelungen.

Was ist denn anders am SV-Meldeportal? Alle Basic-Funktionen bleiben, du kannst also weiterhin Meldungen abschicken und Beitragsnachweise übermitteln. Neu sind praktische Funktionen wie z. B. der „Online-Datenspeicher“. Hierüber kannst du einfach die Daten für deine Mitarbeitenden speichern und verwalten.

 

Hast du Fragen zu diesem Thema? Hier kannst du einen Beratungstermin buchen. Natürlich kostenfrei und so oft, wie du uns eben brauchst.

Schreib uns! Bei Fragen oder Unklarheiten sind wir nur einen Klick entfernt.

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