7 goldene Tipps für alle, die ihre ersten Mitarbeitenden einstellen

Tipp 1
Du beantragst deine eigene Betriebsnummer

Deine Betriebsnummer brauchst du, sobald du jemanden einstellst. Die Nummer ist wichtig, um Meldungen und Beiträge an die Krankenkasse zu schicken. Du kannst die Betriebsnummer ganz einfach online (und übrigens kostenfrei) bei der Arbeitsagentur beantragen.

Tipp 2
Klären: Brauchen deine Mitarbeitenden eigentlich eine Arbeitserlaubnis?

Wichtig, wenn du jemanden aus dem Ausland einstellen willst: Find am besten vorher heraus, ob die Person in Deutschland arbeiten darf.

Alle EU-Bürger:innen oder Fachkräfte aus EWR-Staaten (Norwegen, Island, Liechtenstein) und der Schweiz brauchen übrigens keine Aufenthaltserlaubnis. Nur Mitarbeitende aus Drittstaaten müssen einen Aufenthaltstitel oder ein Visum haben.

Ein praktischer Link für dich: Alle Infos zu Mitarbeitenden aus dem Ausland findest du auf der Seite der Arbeitsagentur. Hast du Fragen zum Onboarding? Dann buch dir gern einen Termin bei uns.

Tipp 3
Auch unbedingt klären: Für welche Art von Job möchtest du einstellen? 

Minijob oder Midijob? Kurzfristige Beschäftigung? Befristet oder unbefristet? Werksstudent:innen oder Praktikant:innen? Und wann ist der Job denn sozialversicherungspflichtig? Diese Fragen sind bestimmt erstmal verwirrend. Aber auch dafür sind wir da: Wir können schnell helfen und dir alle Unterschiede erklären.

Tipp 4
Jetzt meldest du deine Mitarbeitenden bei der Krankenkasse an

Am besten suchst du dir jetzt alle wichtigen Nummern und Unterlagen für deine Mitarbeitenden zusammen. Denn: Spätestens nach 6 Wochen braucht die Krankenkasse eine Anmeldung zur Sozialversicherung.

Meldungen zu verschicken ist reine Übungssache. Eigentlich ist es halb so wild. Ein Tipp dazu: Hol dir gleich zum Start ein gutes (und unbedingt zertifiziertes) Lohnabrechnungs-Programm. Wir zeigen dir übrigens auch gern, wie und wann du Meldungen schickst.

Tipp 5
Und jetzt meldest du deine Mitarbeitenden beim Finanzamt an

Mit dem Geburtsdatum und der Steuer-ID meldest du alle Mitarbeitenden beim Finanzamt an. Eine wichtige Info für das Amt: Ist es eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung? Im nächsten Schritt rufst du elektronisch die Lohnsteuer-Abzugsmerkmale (ELStAM) deiner Mitarbeitenden ab. Dann kannst du die richtige Lohnsteuer berechnen und abführen. Keine Sorge: Das erklären wir dir. 

Tipp 6
Du berechnest und meldest die Beiträge – und zahlst an die Krankenkassen 

Zeit für die Finanzen: Ein praktisches Tool für die Berechnung der Beiträge für deine Mitarbeitenden ist der TK-Gehaltsrechner. Einfach alles ausfüllen, die dort berechneten Werte in dein Lohnabrechnungs-Programm rüberkopieren und dann den Beitragsnachweis an die Krankenkasse schicken. Fertig!

Noch zwei wichtige Fristen für dich: 

• Deine Beiträge meldest du den Kassen bis zum 5.-letzten Bankarbeitstag eines Monats (das sind deine Beitragsnachweise).
• Danach kommt die Beitragszahlung dran: Deine Beiträge müssen bis zum 3.-letzten Bankarbeitstag des Monats bei den Kassen eingegangen sein.

Übrigens: Mit dem Bankarbeitstag ist nicht „irgendwann im Laufe des Tages“ gemeint, sondern die Meldung und die Beiträge müssen schon um 0 Uhr da sein. Merk dir also am besten immer den Tag davor. Besonders praktisch ist ein Lastschrift-Mandat – so verpasst du keine Frist. Und wenn du doch lieber selbst überweisen willst: In unserer Übersicht findest du alle Termine.

Tipp 7
Umlageversicherung – was ist das?!

Was ist, wenn deine Beschäftigten zwischendurch krank werden? Die gute Nachricht: Dann bekommst du einen Teil von den Beiträgen zurück. Neues und sehr wichtiges Wort des Tages, um Geld zu sparen ist deshalb die Umlageversicherung. Auch dazu beraten wir dich gern!