Welche Unterlagen und Daten muss ich speichern, wenn ich Mitarbeitende einstelle?

Wir fassen zusammen, welche Daten du brauchst und aufbewahren musst, wenn du Mitarbeitende neu einstellt.

Zu den Unterlagen – auch Arbeitspapiere oder Lohnunterlagen genannt -, die du als Arbeitgeber bei deinen Beschäftigten anfordern kannst, wenn ihr den Arbeitsvertrag abschließt, gehören:

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Deine neuen Beschäftigten müssen dir ihre Steuer-Identifikationsnummer, ihr Geburtsdatum und die Information mitteilen, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Mit diesen Angaben kannst du alle für den Lohnsteuerabzug notwendigen Daten abrufen.

Sozialversicherungsnummer

Bevor du deine neuen Beschäftigten bei der Krankenkasse über das Meldeverfahren anmeldest, musst du die Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abrufen. Bitte wo? Das machst du ganz einfach über dein (dafür geeignetes) Entgeltabrechnungsprogramm oder mit einer Hilfsanwendung wie dem SV-Meldeportal.

Auch wenn du die Versicherungsnummer der neu eingestellten Person eigentlich schon kennst, musst du diesen Abruf machen. Denn es kann immer zu Missverständnissen oder Fehlern kommen. Und so soll einfach sichergestellt werden, dass jeder Person die korrekte Versicherungsnummer zugeordnet wird.

Der klassische Sozialversicherungsausweis wurde übrigens durch diesen digitalisierten Prozess ersetzt.

Urlaubsbescheinigung

Die Urlaubsbescheinigung hält fest, wie viel Urlaub dein:e Mitarbeiter:in im laufenden Kalenderjahr bereits beim früheren Arbeitgeber genommen hat. Wenn es keinen früheren Arbeitgeber gibt, gibt es natürlich auch keine Bescheinigung.

Weitere wichtige Unterlagen

  • das Arbeitszeugnis oder Abschlusszeugnis
  • Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
  • die Information, bei welcher Krankenkasse der oder die neue Arbeitnehmer:in versichert ist
  • der Elternnachweis, sofern auf der Lohnsteuerkarte keine Kinderfreibeträge eingetragen sind
  • die Erstbelehrung gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz, wenn ihr in der Lebensmittelzubereitung, im Lebensmittelverkauf oder in der Gastronomie arbeitet
  • die Arbeitsgenehmigung bei ausländischen Mitarbeitenden aus Nicht-EU-Staaten
  • die Gesundheitsbescheinigung bei Personen unter 18 Jahren
  • der Schwerbehindertennachweis, sofern vorhanden

Nur angucken oder auch aufbewahren?

Das Arbeitszeugnis oder Abschlusszeugnis, den Sozialversicherungsausweis und Arbeitgeberbescheinigungen lässt du dir nur vorlegen und gibst sie deiner neuen Fachkraft anschließend wieder heraus. Alle anderen Unterlagen musst du sorgfältig aufbewahren.

Die Lohn- und Gehaltsunterlagen

Die Lohn- und Gehaltsunterlagen, die du für jede:n Mitarbeiter:in führen musst, enthalten mindestens:

  • Personalien
  • Beginn und Ende der Beschäftigung
  • Beschäftigungsart (die genaue Bezeichnung der ausgeübten Beschäftigung)
  • die Information, ob Versicherungsfreiheit vorliegt oder ob sich die Person von der Versicherungspflicht befreien lässt
  • Arbeitsentgelt (also das Gehalt)
  • Beitragsgruppenschlüssel für die Sozialversicherungsmeldungen

Beitragsgruppenschlüssel? Was ist das denn?

Mit dem vierstelligen Beitragsgruppenschlüssel gibst du an, welche Beiträge du zu welchem Zweig der Sozialversicherung berechnet hast. Also zum Beispiel eine Null für „keinen Beitrag“ oder eine eins für „den allgemeinen Beitrag“.

Die erste Stelle des Beitragsgruppenschlüssels steht für die Krankenversicherung, die zweite für die Rentenversicherung und die Stellen drei und vier für die Arbeitslosen- und die Pflegeversicherung. Dein Beitragsgruppenschlüssel könnte also zum Beispiel so aussehen: „1111“. Dann zahlt dein:e Arbeitnehmer:in in jedem Zweig der Sozialversicherung den vollen Beitrag.

Alles Wichtige kompakt zusammengefasst

Wie der Beitragsgruppenschlüssel noch aussehen kann und was du alles in Sachen Lohnunterlagen beachten musst, findest du in unserem Online-Lexikon TK-Lex im Artikel „Das Lohnkonto„.

Achtung Datenschutz!

Als Arbeitgeber musst du bestimmte Mitarbeiterdaten einholen. Mit diesen Daten musst du allerdings sehr sorgsam umgehen, dazu verpflichtet dich die Datenschutzgrundverordnung. Was du wissen solltest, haben wir im Artikel „Personalfragebogen & Co.: Was muss ich als Arbeitgeber beim Datenschutz beachten?“ beschrieben.

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