Wenn sich jemand bei dir krankmeldet, musst du aktiv werden: Als Arbeitgeber:in holst du dir die Arbeitsunfähigkeitsdaten deiner Beschäftigten direkt von der Krankenkasse.
Wenn Arbeitnehmer:innen erkranken, müssen sie natürlich ihre:n Arbeitgeber:in informieren, dürfen aber laut Gesetz erstmal bis zu drei Tage ohne ärztliche Bescheinigung zuhause bleiben.
Ab dem 4. Tag müssen sie eine Arztpraxis aufsuchen, sich eine Krankschreibung holen und ihr Unternehmen informieren. Bei Bedarf kannst du als Arbeitgeber:in allerdings auch schon früher eine Bescheinigung einfordern. Die gesetzliche Grundlage für diese Regelungen findest du in § 5 EFZG.
Früher mussten erkrankte Personen ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform einmal an den Arbeitgeber und einmal an die Krankenkasse schicken. Dieses Verfahren wurde aber inzwischen digitalisiert. Schon seit 2023 läuft es für alle Beteiligten ohne Papier ab.
Anstatt einen Haufen Papier durch die Gegend zu schicken, nutzen die Arztpraxis, die Krankenkasse und du als Arbeitgeber:in das Meldeverfahren „eAU-Datenabruf“. Also den digitalen Abruf von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Das klingt erstmal kompliziert, ist aber ganz einfach.
Wenn dein:e Mitarbeiter:in ärztlich krankgeschrieben wurde, übermittelt die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeit (AU) direkt an die entsprechende Krankenkasse. Und nun kommst du ins Spiel: Über dein Entgeltabrechnungsprogramm erfragst du die AU-Daten aktiv bei der Krankenkasse. Wenn du kein Entgeltabrechnungsprogramm hast, kannst du dafür auch das SV-Meldeportal nutzen.
Die Krankenkasse stellt dir die Daten dann elektronisch zum Abruf bereit und du kannst sie dir herunterladen.
Tipp: Am besten rufst du die Daten nicht direkt am Tag der ärztlichen Krankschreibung ab, sondern einen Tag später.
Der Hersteller des SV-Meldeportals (ITSG) hat ein Youtube-Video erstellt, das Schritt für Schritt zeigt, wie du die Daten mit dem SV-Meldeportal abrufen kannst.
Die Krankenkassen stellen dann diese Daten für dich bereit:
Wenn dein:e Mitarbeiter:in im Krankenhaus liegt, läuft das Verfahren ganz genauso. Und natürlich gilt der eAU-Abruf auch für Minijobber:innen bis 538 Euro.
Angaben über die Art der Erkrankung oder die konkrete Diagnose dürfen Krankenkassen nicht an dich als Arbeitgeber:in herausgeben.
Du kannst auch nicht einfach regelmäßig oder pauschal eAU-Daten für deine Beschäftigten „abonnieren“. Sondern du musst jede AU-Bescheinigung – also Erst- und Folgebescheinigungen – individuell für die jeweilige Person anfordern.
Du willst richtig ins Thema einsteigen? Der GKV-Spitzenverband stellt Arbeitshilfen, Grundsätze und eine Verfahrensbeschreibung auf seiner Seite „Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten (eAU)“ zur Verfügung.
In den Fragen und Antworten zum Datenaustausch (FAQ) des GKV-Spitzenverbands findest du außerdem Informationen zum Institutionskennzeichen, zum Datenaustausch mit Arbeitgebern, zur UV-Jahresmeldung und zur Vorgangs-ID.
Seit dem 1. Januar 2023 müssen Beschäftigte ihre Arbeitgeber:innen natürlich weiterhin unverzüglich über eine Arbeitsunfähigkeit informieren. Aber sie müssen ihnen keine AU-Bescheinigungen mehr vorlegen – das läuft seitdem anders (siehe oben).
Was zumindest vorerst erhalten bleiben soll, ist eine ärztliche Papierbescheinigung, die dein:e Mitarbeiter:in in der Arztpraxis bekommt. Sie gilt nämlich als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel über die Arbeitsunfähigkeit. Diese ist aber für deine Beschäftigten gedacht und nicht zur Weitergabe an dich.
Hast du Fragen zu diesem Thema? Hier kannst du einen Beratungstermin buchen. Natürlich kostenfrei und so oft, wie du uns eben brauchst.
Schreib uns! Bei Fragen oder Unklarheiten sind wir nur einen Klick entfernt.
Gründungsphase | 16.08.2024
Schon mal mit der gesetzlichen Unfallversicherung beschäftigt? Vielen ist gar nicht klar, was diese Versicherung alles leistet. Dabei gibt es sie schon seit über 100 Jahren! Wir erklären, wie sie funktioniert und wer die Beiträge zahlt.
Gründungsphase | 14.08.2024
Mit unserer Checkliste bekommst du schnell und einfach einen Überblick, auf was du achten musst, wenn du eine Person nur für begrenzte Zeit einstellst.
Meldeverfahren, DEÜV, Meldegründe, SV-Meldungen, bitte was? Wenn ihr euch das erste Mal damit befassen müsst, Mitarbeitende in der Sozialversicherung anzumelden, und euch dabei der Kopf schwirrt, dann haben wir dafür nicht nur vollstes Verständnis, sondern auch jede Menge Antworten.
