Die neue eAU: Was mache ich, wenn meine Beschäftigten krank sind?

Wenn Arbeitnehmer:innen erkranken, müssen sie natürlich ihre:n Arbeitgeber:in informieren, dürfen aber laut Gesetz erstmal bis zu drei Tage ohne ärztliche Bescheinigung zuhause bleiben.

Ab dem 4. Tag müssen sie eine Arztpraxis aufsuchen, sich eine Bescheinigung holen und sie ihrem Unternehmen vorlegen. Bei Bedarf kannst du als Arbeitgeber:in allerdings auch schon früher eine Bescheinigung einfordern. Die gesetzliche Grundlage für diese Regelungen findest du in § 5 EFZG.

Das mit der Bescheinigung lief bisher so ab: Die erkrankte Person ging in die Arztpraxis und holte sich eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf dem typischen gelben Papier. Ein Blatt davon (das große) musste dein:e Mitarbeiter:in an die Krankenkasse schicken, das kleine Blatt ging an dich als Arbeitgeber:in und die dritte Ausfertigung hat dein:e Mitarbeiter:in als Beleg behalten.

Dieses Verfahren wurde digitalisiert, konnte bis Ende 2022 von den Unternehmen freiwillig genutzt werden und gilt nun seit Januar 2023 verpflichtend für Arbeitgeber:innen, Arztpraxen und Krankenkassen.

Wir erklären dir, wie es geht und was du tun musst.

Keine Lust auf lange Texte? Unser Erklärfilm zur eAU fasst das Wichtigste zusammen

Die gelbe AU-Bescheinigung gibt’s nicht mehr

Seit dem 1. Januar 2023 müssen Beschäftigte ihre Arbeitgeber:innen natürlich weiterhin unverzüglich über eine Arbeitsunfähigkeit informieren. Aber sie müssen ihnen keine AU-Bescheinigungen mehr vorlegen – das läuft jetzt anders.

Was zumindest vorerst erhalten bleiben soll, ist eine ärztliche Papierbescheinigung, die dein:e Mitarbeiter:in in der Arztpraxis bekommt. Sie gilt nämlich als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel über die Arbeitsunfähigkeit. Diese ist aber für deine Beschäftigten gedacht und nicht zur Weitergabe an dich.

Und wie kommst du nun an die AU-Bescheinigungen deiner Beschäftigten?

Anstatt einen Haufen Papier durch die Gegend zu schicken, nutzen die Arztpraxis, die Krankenkasse und du als Arbeitgeber:in jetzt ein neues Meldeverfahren: den eAU-Datenabruf. Also den digitalen Abruf von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Das klingt erstmal kompliziert, ist aber ganz einfach.

Wenn dein:e Mitarbeiter:in ärztlich krankgeschrieben wurde, übermittelt die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeit direkt an die entsprechende Krankenkasse. Und nun kommst du ins Spiel: Über dein Entgeltabrechnungsprogramm erfragst du die AU-Daten aktiv bei der Krankenkasse. Wenn du kein Entgeltabrechnungsprogramm hast, kannst du dafür auch sv.net nutzen.

Die Krankenkasse stellt dir die Daten dann elektronisch zum Abruf bereit und du kannst sie dir herunterladen.

Tipp: Am besten rufst du die Daten nicht direkt am Tag der ärztlichen Krankschreibung ab, sondern einen Tag später.

Anleitung: Schritt für Schritt zur eAU

Der Hersteller von sv.net (ITSG) hat ein Youtube-Video erstellt, das Schritt für Schritt zeigt, wie du die Daten mit sv.net abrufen kannst. Tipp: Über die Kapitel kannst du direkt an die richtigen Stellen springen.

Welche Daten werden übermittelt?

Die Krankenkassen stellen dann diese Daten für dich bereit:

• Name der erkrankten Person
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
• Angaben zu einem möglichen Unfall (auch Arbeitsunfall) oder zu dessen Folgen

eAU auch für Krankenhausaufenthalte und Minijobs

Wenn dein:e Mitarbeiter:in im Krankenhaus liegt, läuft das Verfahren ganz genauso. Und natürlich gilt der eAU-Abruf auch für Minijobber:innen bis 520 Euro.

Was geht bei der eAU alles nicht?

Angaben über die Art der Erkrankung oder die konkrete Diagnose dürfen Krankenkassen nicht an dich als Arbeitgeber:in herausgeben.

Du kannst auch nicht einfach regelmäßig oder pauschal eAU-Daten für deine Beschäftigten „abonnieren“. Sondern du musst jede AU-Bescheinigung – also Erst- und Folgebescheinigungen – individuell für die jeweilige Person anfordern.

Noch mehr Wissen

Du willst richtig ins Thema einsteigen? Der GKV-Spitzenverband stellt Arbeitshilfen, Grundsätze und eine Verfahrensbeschreibung auf seiner Seite „Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten (eAU)“ zur Verfügung.

In den Fragen und Antworten zum Datenaustausch (FAQ) des GKV-Spitzenverbands findest du außerdem Informationen zum Institutionskennzeichen, zum Datenaustausch mit Arbeitgebern, zur UV-Jahresmeldung und zur Vorgangs-ID.

Uff, immer noch kompliziert… Du brauchst jemanden, der:die dir durch das neue eAU-Verfahren hilft?

Klar, da helfen wir doch gern! Buche einfach eine kostenfreie Beratung bei unserem Beratungsteam. Hier kannst du einen freien Termin finden, der zu deinen Zeiten passt.