Wenn du keine professionelle Entgeltabrechnungssoftware hast, kannst du das SV-Meldeportal nutzen, um Sozialversicherungsmeldungen auszufüllen und abzuschicken. Wir erklären, wie du dich dafür registrierst.
Am Anfang nutzen viele Unternehmen noch kein professionelles Entgeltabrechnungssystem – vor allem kleinere oder sehr neue Unternehmen. Auch dann nicht, wenn sie das erste Mal Leute einstellen. Wozu auch, wenn die Aushilfe vielleicht nur ein paar Monate bei dir jobbt?
Doch ganz egal, wie lange du jemanden im Team hast, stellen sich immer wieder diese Fragen: Sind deine Angestellten sozialversicherungspflichtig? Welche Beiträge musst du für sie zahlen? Wie? Und wo gibst du das an?
In deiner Funktion als Arbeitgeber musst du der Krankenkasse immer wieder Sachverhalte berichten. Dabei geht es zum Beispiel um die Daten deines Unternehmens. Oder neue Mitarbeitende. Oder wie viel Gehalt deine Leute bekommen. Du kannst auch Informationen abrufen, zum Beispiel Krankschreibungen.
Um die Kommunikation mit der Krankenkasse schneller zu machen, gibt es die sogenannten „Meldeverfahren“. Das heißt einfach: Du übermittelst Daten oder Anfragen über bestimmte Programme und in einer bestimmten Form an die Krankenkasse. Hier erzählen wir dir mehr darüber.
Normalerweise schickt man die Meldungen mit einem professionellen Entgeltabrechnungsprogramm. Wenn du das aber (noch) nicht hast, gibt es eine Anwendung, die dir mit den Meldungen hilft: das SV-Meldeportal. Du nutzt es einfach online in deinem Browser.
Dabei ist wichtig zu wissen: Das SV-Meldeportal kann keine Beiträge für dich ausrechnen. Aber du kannst damit ganz einfach Meldungen verschicken – und das ist ja auch schon mal was.
Für das Portal gelten extrem strenge Sicherheitsstandards. Denn: Du verschickst hierüber sensible Daten, z. B. persönliche Angaben von deinem Team. Um dich zu registrieren, brauchst du deshalb ein ELSTER-Organisationszertifikat. Denn nur du und dein Startup sollt deinen Account beim SV-Meldeportal nutzen. Und niemand sonst.
Wichtig: Das ELSTER-Organisationszertifikat brauchst du nicht nur für die Registrierung, sondern auch zum Einloggen. Außerdem wichtig: Das Zertifikat ist nicht übertragbar. Jede Person, die für dich im SV-Meldeportal unterwegs sein soll, braucht also ein eigenes Zertifikat.
Ein Elster-Organisationszertifikat ist eine Datei mit der Endung .pfx. Darin stehen die Daten deines Unternehmens und eine Benutzerkonto-ID. So kann das Zertifikat einer bestimmten Person zugeordnet werden. Es ist übrigens kostenfrei, und du kannst es runterladen, sobald du dich dafür registriert hast. Wie das geht, wird dir auf der Seite Mein Unternehmenskonto erklärt.
Du hast noch kein ELSTER-Organisationszertifikat? Hier kannst du es für dich und dein Unternehmen beantragen. Das Zertifikat ist kostenlos. Du kannst es auch für weitere Personen aus deinem Unternehmen anfordern.
Hier nochmal die Schritte im Detail:
Wichtig: Du brauchst dein ELSTER-Organisationszertifikat für jeden einzelnen Login. Am besten speicherst du es gut ab, damit du es für den nächsten Login wiederfindest.
Das ist wichtig für alle, die selbstständig arbeiten, ihren Firmensitz im Ausland haben oder das SV-Meldeportal einfach nur für den Antrag und Abruf von A1-Bescheinigungen nutzen möchten: Seit Januar 2024 könnt ihr euch über das BundID-Konto registrieren.
Du liebst Anleitungen? Weitere Arbeitshilfen, Erklärvideos und FAQ findest du im Meldeportal unter den Punkten Anleitungen und Fragen & Antworten.
Ja, aber nur ganz wenig. Und dabei zahlen größere Unternehmen mehr als kleine: Wie viel ihr zahlt, hängt nämlich davon ab, ob ihr mehrere Betriebsnummern habt oder nur eine. Du hast also die Wahl zwischen zwei Varianten – je nachdem für wie viele Betriebsnummern du Daten übermitteln möchtest:
Mit dem SV-Meldeportal kannst du nicht nur Meldungen schicken und bearbeiten, sondern auch solche Daten zentral speichern:
Dafür musst du dich aber aktiv entscheiden. D. h., direkt bei der Registrierung wählst du aus, ob du den Speicher nutzen willst. Du brauchst die Speicherfunktion nicht mehr? Dann kannst du sie jederzeit über die Firmenverwaltung abwählen. Die Speicherzeit ist übrigens begrenzt: Die Daten kannst du max. 5 Jahre abrufen.
Gerade weil es um sensible Daten geht, gelten für den Datenaustausch über das SV-Meldeportal extrem hohe Sicherheitsanforderungen. Die Daten werden nach höchstem Sicherheitsstandard verschlüsselt gespeichert und können nur von berechtigten Personen abgerufen werden.
Die Daten landen in zwei Rechenzentren der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenkassen). Übrigens: Die ITSG ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Hast du Fragen zu diesem Thema? Hier kannst du einen Beratungstermin buchen. Natürlich kostenfrei und so oft, wie du uns eben brauchst. We are also happy to advise you in English!
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