Tipp 1
Du beantragst deine eigene Betriebsnummer

Deine Betriebsnummer brauchst du, sobald du jemanden einstellst. Die Nummer ist wichtig, um Meldungen und Beiträge an die Krankenkasse zu schicken. Du kannst die Betriebsnummer ganz einfach online (und übrigens kostenfrei) über den Betriebsnummernservice der Arbeitsagentur beantragen.

Tipp 2
Klären: Brauchen deine Mitarbeitenden eigentlich eine Arbeitserlaubnis?

Wichtig, wenn du jemanden aus dem Ausland einstellen willst: Find am besten vorher heraus, ob die Person in Deutschland arbeiten darf.

Alle EU-Bürger:innen oder Fachkräfte aus EWR-Staaten (Norwegen, Island, Liechtenstein) und der Schweiz brauchen keine Aufenthaltserlaubnis. Nur Mitarbeitende aus Drittstaaten müssen einen Aufenthaltstitel oder ein Visum haben.

Wie du Mitarbeitende im Ausland findest und was du in Sachen Arbeitserlaubnis beachten musst, hat die Arbeitsagentur zusammengestellt.

Hast du Fragen zum Onboarding? Dann buch dir gern einen Termin bei uns.

Tipp 3
Auch unbedingt klären: Für welche Art von Job möchtest du einstellen?

Es gibt unterschiedliche Job-Konstellationen. Wird es ein Minijob oder ein Job bis 2.000 Euro? Ist es eine kurzfristige Beschäftigung? Stellst du unbefristet ein oder z.B. erstmal für ein Jahr? Suchst du Werksstudent:innen oder Praktikant:innen? Ist der Job sozialversicherungspflichtig oder nicht?

Die vielen Möglichkeiten sind bestimmt erstmal verwirrend. Aber dafür hast du uns: Wir können dir die Unterschiede erklären, bei der richtigen Einordnung helfen und dich bei wichtigen Fragen unterstützen.

Tipp 4
Jetzt meldest du deine Mitarbeitenden bei der Krankenkasse an

Am besten suchst du dir jetzt alle wichtigen Daten und Unterlagen für deine Mitarbeitenden zusammen. Denn: Spätestens nach 6 Wochen braucht die Krankenkasse eine Anmeldung zur Sozialversicherung. Die Anmeldung machst du auf digitalem Weg über das sogenannte Meldeverfahren.

Meldungen zu verschicken ist reine Übungssache. Eigentlich ist es halb so wild. Ein Tipp dazu: Hol dir gleich zum Start ein gutes (und unbedingt zertifiziertes) Lohnabrechnungs-Programm. Oder du registrierst dich für das SV-Meldeportal. Wir erklären dir, wie und wann du welche Meldungen schickst.

Tipp 5
Und jetzt meldest du deine Mitarbeitenden beim Finanzamt an

Mit dem Geburtsdatum und der Steuer-ID meldest du alle Mitarbeitenden beim Finanzamt an. Eine wichtige Info für das Amt: Ist es eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung? Im nächsten Schritt rufst du elektronisch die Lohnsteuer-Abzugsmerkmale (ELStAM) deiner Mitarbeitenden ab. Dann kannst du die richtige Lohnsteuer berechnen und abführen. Keine Sorge: Das erklären wir dir.

Tipp 6
Du berechnest und meldest die Beiträge – und zahlst an die Krankenkassen

Zeit für die Finanzen: Ein praktisches Tool für die Berechnung der Beiträge für deine Mitarbeitenden ist der TK-Gehaltsrechner. Einfach alles ausfüllen, die dort berechneten Werte in dein Lohnabrechnungs-Programm rüberkopieren und dann den Beitragsnachweis an die Krankenkasse schicken. Fertig!

Noch zwei wichtige Fristen für dich:

• Deine Beiträge meldest du den Kassen bis zum 5.-letzten Bankarbeitstag eines Monats (das sind deine Beitragsnachweise).
• Danach kommt die Beitragszahlung dran: Deine Beiträge müssen bis zum 3.-letzten Bankarbeitstag des Monats bei den Kassen eingegangen sein.

Übrigens: Mit dem Bankarbeitstag ist nicht „irgendwann im Laufe des Tages“ gemeint, sondern die Meldung und die Beiträge müssen schon um 0 Uhr da sein. Merk dir also am besten immer den Tag davor. Besonders praktisch ist ein Lastschrift-Mandat – so verpasst du keine Frist. Und wenn du doch lieber selbst überweisen willst: In unserer Übersicht findest du alle Termine.

Tipp 7
Umlageversicherung – was ist das?!

Was ist, wenn deine Beschäftigten zwischendurch krank werden? Die gute Nachricht: Dann bekommst du einen Teil von den Beiträgen zurück. Neues und sehr wichtiges Wort des Tages, um Geld zu sparen, ist deshalb die Umlageversicherung. Auch dazu beraten wir dich gern!

Du brauchst noch mehr Tipps oder einfach ein wenig Hilfe?

Hast du Fragen zu diesem Thema? Hier kannst du einen Beratungstermin buchen. Natürlich kostenfrei und so oft, wie du uns eben brauchst. We are also happy to advise you in English!